Jak wybrać firmę zarządzającą najmem?

Autor:
Damian Podedworny

Współautor:
Michał Konieczny

Publikacja
01.05.2025

Zastanawiając się nad wyborem firmy zarządzającej najmem mieszkań warto sprawdzić i porównać kilka ważnych parametrów. Sprawdź, na co zwrócić uwagę, zanim podpiszesz umowę z firmą zarządzającą najmem.

Opinie klientów a jakość zarządzania najmem

Jednym z najważniejszych kryteriów przy wyborze firmy zajmującej się zarządzaniem najmem są opinie klientów. Warto zwrócić uwagę nie tylko na średnią ocenę, ale także na liczbę opinii oraz ich treść. Wysokiej jakości zarządzanie najmem mieszkań przyciąga pozytywne i konkretne recenzje – nie tylko w formie gwiazdek, ale też opisów, które świadczą o realnym zadowoleniu właścicieli i najemców. 

Zwróć uwagę, czy firma zarządzająca najmem po prostu nie kupiła opinii. Jeśli w krótkim czasie firma “zdobyła” wiele podobnych, pozytywnych opinii, mogą być one kupione. Kupowane opinie zawierają podobne sformułowania i często są pisane w nader entuzjastycznym tonie. Uważaj na takie firmy.

Przygotowanie nieruchomości – klucz do sukcesu w najmie

Firmy kompleksowo zarządzającej najmem oferują usługi przygotowania mieszkań do najmu, które realnie przekładają się na wyższy czynsz najmu nieruchomości oraz czas w jakim znajdzie ona nowego najemcę. W skład usługi przygotowania mieszkania do najmu wchodzi:

• home staging – estetyczne udekorowanie wnętrza zwiększa zainteresowanie i wartość oferty,
• profesjonalna sesja zdjęciowa – wykonana przez fotografa specjalizującego się w nieruchomościach.

Zwróć uwagę i oceń zdjęcia ofertowe każdej firmy – pozwoli Ci to odsiać te firmy, które nie przykładają wagi do wysokiej jakości zdjęć i home stagingu, a tym samym ograniczają zyski właścicieli z najmu.

Jeśli poza home stagingiem, Twoje mieszkanie wymaga odświeżenia lub remontu i wykończenia pod najem, sprawdź usługę kompleksowego przygotowania mieszkania pod najem.

Doświadczenie w zarządzaniu najmem = bezpieczeństwo właściciela

Doświadczenie w zakresie zarządzania najmem pozwala nie tylko drożej wynająć nieruchomość, ale przede wszystkim bezpieczniej. Tysiące podpisanych umów najmu oraz wieloletnia współpraca z najemcami umożliwiają znalezienie dobrego najemcy, który nie zniszczy mieszkania i będzie płacił na czas. Profesjonalna firma:

• zna rynek i potrafi dobrze wycenić najem,
• ma zbudowane kanały dystrubucji treści i promocji ofert najmu,
• ma zbudowaną bazę wiernych najemców,
• wie, jak zweryfikować potencjalnych najemców,
• regularnie kontroluje stan wynajmowanych mieszkań,
• umie reagować w przypadku problemów z płatnościami lub uszkodzeniem mieszkania,
• ma zbudowane procesy pozwalające działać efektywnie i optymalizować koszty,
• kompleksowo obsługuje wszystkie aspekty najmu.

Ludzie są różni. To truizm, ale dobrze pokazuje wyzwania przed którymi stają osoby zarządzające najmem. Zaufaj firmie z wieloletnim doświadczeniem, która zna realia rynku wynajmu i ma sprawdzone procedury.

Ile mieszkań obsługuje opiekun? Jakość obsługi ma znaczenie

Jednym z najczęstszych błędów właścicieli nieruchomości jest wybór firmy oferującej niską prowizję, ale obsługującej zbyt wielu klientów jednocześnie. Efektywne zarządzanie wynajmem wymaga czasu i zaangażowania. Jeśli jeden opiekun zarządza kilkudziesięcioma mieszkaniami, trudno o szybki kontakt i skuteczne rozwiązywanie problemów. 

Warto zapytać przed podpisaniem umowy ile mieszkań ma w opiece jeden opiekun mieszkania, by zastanowić się, czy aby na pewno jest to osoba, która zawsze będzie miała czas zarówno dla wynajmującego jak i najemcy. Dobrze zaopiekowany najemca to najemca płacący na czas, przedłużający umowę z roku na rok i to mimo podwyżki czynszu najmu.

Model rozliczeń – jak powinna wyglądać uczciwa prowizja?

Przy wyborze firmy zarządzającej najmem koniecznie sprawdź w jaki sposób rozliczane są usługi – za co płacisz, a za co nie.

Najkorzystniejszy model to taki, w którym wynagrodzenie firmy jest uzależnione od wysokości osiągniętego czynszu – to gwarancja wspólnego celu, jakim jest maksymalizacja zysków z najmu. Unikaj firm, które pobierają stały abonament niezależnie od tego, czy lokal jest wynajęty, czy też nie. Efektywne zarządzanie najmem nieruchomości oznacza, że firma zarabia tylko wtedy, gdy zarabia właściciel.

Zwróć uwagę, czy firma zarządzająca najmem pobiera dodatkowych opłatę np. za znalezienie najemcy.

Wysokość prowizji a realny zysk z najmu

Prowizja –  jej wysokość to wypadkowa aspektów wymienionych powyżej. Jeśli firma robi kiepski home staging, słabe zdjęcia, oczekuje abonamentu lub dodatkowego wynagrodzenia za znalezienie najemcy, ma nieduże doświadczenie, to często musi zadowolić się niską prowizją ok 10% wysokości czynszu najmu. Jeśli jednak firma zarządzająca najmem stawia na jakość, która przyciągają najemcę i generuje ponadprzeciętne przychody z najmu, to stawki sięgają 20-25%. 

Niska prowizja nie zawsze oznacza większy zysk. Przykład:

• Firma A wynajmuje mieszkanie za 2 500 zł i pobiera prowizję 10% – właściciel zyskuje 2 250 zł/mc.
• Firma B, która lepiej przygotowuje mieszkanie i ofertę, i ma większe doświadczenie, wynajmuje tę samą nieruchomość za 3 000 zł/mc. z prowizją 20% – właściciel zyskuje 2 400 zł/mc.

Często więc wyższa prowizja oznacza wyższy zysk dla właściciela. W tym przypadku sprawdza się powiedzenie, że „taniej nie znaczy lepiej”. 

Dobre zarządzanie najmem to nie koszt, lecz inwestycja. Profesjonalna firma zwiększa wartość najmu, minimalizuje pustostany i pozwala właścicielowi czerpać ponadprzeciętne zyski z najmu.

Podsumowanie – jak wybrać firmę zarządzającą najmem i czy warto zapłacić wyższą prowizję?

Profesjonalne zarządzanie najmem mieszkań to oszczędność czasu, bezpieczeństwo i większy zysk. Zanim podejmiesz decyzję – sprawdź opinie, zakres usług i doświadczenie firmy. Wyższa prowizja często idzie w parze z lepszą jakością usług, większym zaangażowaniem i lepszymi rezultatami finansowymi. 

Sprawdź, co o Pracowni Nieruchomości mówią właściciele nieruchomości, którzy powierzyli nam zarządzanie ich najmem.